МАГАДАНСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ОЛЬСКИЙ РАЙОН"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 22 мая 2009 г. № 12-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, УЧЕТА,
ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И ФАКСИМИЛЕ,
А ТАКЖЕ ИХ ВЫДАЧИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ОЛЬСКИЙ РАЙОН"
Руководствуясь Решением
Собрания представителей муниципального образования "Ольский район" от 31.07.2006 № 327 "Об утверждении Порядка материально-технического и организационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления муниципального образования "Ольский район", Распоряжением главы муниципального образования "Ольский район" от 07.06.2008 № 88-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования "Ольский район", в целях установления единого порядка изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в администрации муниципального образования "Ольский район":
1. Утвердить Инструкцию
о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в администрации муниципального образования "Ольский район", согласно приложению к настоящему Распоряжению.
2. Руководителям структурных подразделений администрации муниципального образования "Ольский район" организовать изучение работниками требований настоящего Распоряжения.
3. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на Романову А.П., управляющего делами администрации муниципального образования "Ольский район".
Глава муниципального образования
"Ольский район"
В.О.ФОРОСТОВСКИЙ
Приложение
Утверждена
Распоряжением
главы муниципального
образования "Ольский район"
от 22.05.2009 № 12-р
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И
УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И ФАКСИМИЛЕ, А
ТАКЖЕ ИХ ВЫДАЧИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ОЛЬСКИЙ РАЙОН"
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в администрации муниципального образования "Ольский район" (далее по тексту - администрация).
1.2. В Инструкции применяются следующие основные понятия:
1.2.1. "печать (штамп)" - устройство, содержащее клише печати (штампа) для нанесения оттисков на бумагу или другие материалы;
1.2.2. "факсимиле" - устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители;
1.2.3. "оттиск печати (штампа, факсимиле)" - изображение клише печати (штампа, факсимиле) на бумаге или других материалах;
1.2.4. "клише печати (штампа, факсимиле)" - элемент печати (штампа, факсимиле), содержащий зеркальное отображение оттиска печати (штампа, факсимиле);
1.2.5. "мастичная печать (штамп, факсимиле)" - печать (штамп, факсимиле), изготовленная из каучука либо иного подобного материала, обеспечивающего качественное нанесение на бумаге оттиска элементов печати (штампа, факсимиле) штемпельной краской;
1.2.6. "металлическая печать" - печать, изготовленная из металла, обеспечивающего качественное нанесение на сургуче, пластилине или ином пластичном материале оттиска элементов печати;
1.2.7. "печать с воспроизведением герба муниципального образования "Ольский район"" - печать, содержащая в центре клише печати зеркальное отображение герба муниципального образования "Ольский район";
1.2.8. "штемпельная краска" - специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков печати (штампа, факсимиле) на бумаге.
1.3. В администрации используется круглая мастичная печать с воспроизведением герба муниципального образования "Ольский район".
1.4. В администрации и ее структурных подразделениях может использоваться печать с изображением герба Российской Федерации в случае осуществления администрацией отдельных государственных полномочий.
1.5. Структурные подразделения администрации могут иметь печати со своим полным и (или) сокращенным, действительным и (или) условным наименованием.
Количество печатей, штампов, необходимых для работы, определяется структурным подразделением администрации с учетом действительной необходимости.
1.6. В администрации разрешается иметь и допускается использование факсимильного воспроизведения подписи главы муниципального образования "Ольский район" на документах, не влекущих за собой материальную или иного другого вида ответственность.
II. ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ
КЛИШЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ, ФАКСИМИЛЕ
2.1. Печати, штампы, факсимиле должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения элементов изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.
2.2. Размеры шрифтов, используемых при изготовлении печатей, штампов, не должны значительно отличаться друг от друга. Допускается выделение более крупным шрифтом в штампах наименования структурного подразделения администрации.
2.3. В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты.
2.4. Печать с воспроизведением герба муниципального образования "Ольский район" изготавливается в двух экземплярах, один из которых передается в отдел учета и отчетности администрации, другой - управляющему делами администрации.
2.5. Печати изготавливаются круглой формы. По окружности указывается полное наименование администрации, а в середине - наименование структурного подразделения (например: "Отдел экономики").
При изготовлении печати с воспроизведением герба муниципального образования "Ольский район" кроме наименования администрации указываются банковские реквизиты, а в середине располагается герб муниципального образования "Ольский район".
III. ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ, ФАКСИМИЛЕ
3.1. Печати и штампы изготавливаются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Российской Федерации, факсимиле - в соответствии с образцом оригинала подписи главы муниципального образования "Ольский район".
3.2. Структурные подразделения администрации направляют заявку на изготовление соответствующих печатей, штампов в отдел по общим и организационным вопросам администрации, который организует их изготовление и получение.
3.3. Получение изготовленных печатей, штампов и факсимиле от полиграфических и штемпельно-граверных организаций осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке.
3.4. Полученные печати, штампы и факсимиле передаются начальником отдела по общим и организационным вопросам в структурные подразделения администрации под роспись в журнале
учета печатей, штампов и факсимиле, который ведется по форме, установленной приложением к настоящей инструкции.
IV. ПОРЯДОК УЧЕТА, ВЫДАЧИ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
И ХРАНЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И ФАКСИМИЛЕ
4.1. В администрации печати, штампы, факсимиле учитываются в журнале учета печатей, штампов, факсимиле, который хранится в отделе по общим и организационным вопросам администрации.
4.2. Печати и штампы выдаются в структурные подразделения администрации специалисту, на которого возложены обязанности, при осуществлении которых они должны использоваться, факсимиле - главе муниципального образования "Ольский район", которые являются ответственными за их хранение, выдачу и использование, под расписку в журнале учета печатей, штампов, факсимиле.
4.3. Печать с воспроизведением герба муниципального образования "Ольский район" ставится на следующих документах, требующих особого удостоверения их подлинности:
а) подлинниках документов, связанных с получением денег и материальных ценностей;
б) документах, удостоверяющих трудовой стаж;
в) договорах, соглашениях, муниципальных контрактах;
г) характеристиках и справках;
д) доверенностях;
е) экземплярах постановлений и распоряжений администрации муниципального образования "Ольский район", их копиях, выдаваемых организациям и гражданам, для предъявления по месту требования;
ж) иных документах.
4.4. Печати структурных подразделений администрации муниципального образования "Ольский район" используются:
а) для опечатывания пакетов с корреспонденцией;
б) для засвидетельствования справок и других документов, не требующих особого удостоверения подлинности и носящих, как правило, справочный характер;
в) для опечатывания металлических шкафов, сейфов, служебных помещений, рабочих папок.
г) для заверительных надписей о количестве листов в журнале, деле, ином документе;
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: в настоящем разделе Инструкции нет пункта 6.
д) для иных документов, не указанных в пункте 6 настоящего раздела Инструкции.
4.5. Использование штампов определяется их содержанием.
4.6. Печати, штампы, факсимиле хранятся в сейфах, металлических шкафах.
Запрещается хранить печати, штампы, факсимиле в других местах, передавать их на хранение иным лицам, минуя отдел по общим и организационным вопросам администрации.
4.7. Ответственность за хранение и правильность использования печати с воспроизведением герба муниципального образования "Ольский район" возлагается на управляющего делами администрации и начальника отдела учета и отчетности администрации, факсимиле подписи главы муниципального образования "Ольский район" - на главу муниципального образования "Ольский район".
В период временного отсутствия (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.) управляющего делами администрации, начальника отдела учета и отчетности администрации, ответственных за хранение печати с воспроизведением герба муниципального образования "Ольский район", вышеуказанные печати передаются под роспись в журнале учета печатей, штампов, факсимиле работникам, временно исполняющим данные обязанности, в соответствии с распоряжением администрации муниципального образования "Ольский район".
4.8. При увольнении или перемещении по службе ответственных лиц, главы муниципального образования "Ольский район", хранящиеся у них печати, штампы, факсимиле сдаются в отдел по общим и организационным вопросам под роспись в журнале учета печатей, штампов, факсимиле.
4.9. Наличие печатей, штампов и факсимиле, правильность их хранения и использования проверяются не реже одного раза в год начальником отдела по общим и организационным вопросам администрации, о чем составляется акт.
В акте проверки перечисляются все печати, штампы, факсимиле с указанием их количества согласно журналу учета печатей, штампов, факсимиле, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, нарушения порядка их хранения и использования. Акт подписывается начальником отдела по общим и организационным вопросам и управляющим делами администрации и утверждается главой муниципального образования "Ольский район".
4.10. При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, а также их незаконного использования начальник отдела по общим и организационным вопросам администрации по поручению главы муниципального образования "Ольский район" в установленном порядке проводит служебную проверку.
4.11. При смене лиц, ответственных за хранение, выдачу и использование печатей, штампов, факсимиле, в актах приема-сдачи дел указываются сведения о наличии и передаче печатей, штампов и факсимиле.
V. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И ФАКСИМИЛЕ
5.1. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати, штампы и факсимиле, а также печати и штампы, содержащие устаревшие наименования структурных подразделений администрации, факсимиле главы муниципального образования "Ольский район" в обязательном порядке сдаются в отдел по общим и организационным вопросам администрации для последующего уничтожения.
5.2. Уничтожение металлических печатей производится путем полного спиливания текста или расплавления клише печатей, а мастичных печатей, штампов, факсимиле - путем сожжения или измельчения клише печатей, штампов, факсимиле.
5.3. На отобранные для уничтожения печати, штампы и факсимиле начальником отдела по общим и организационным вопросам составляется акт, который подписывается начальником отдела по общим и организационным вопросам и управляющим делами администрации, и утверждается главой муниципального образования "Ольский район".
5.4. В акте на уничтожение печатей, штампов, факсимиле в обязательном порядке указываются наименования печатей, штампов, факсимиле, их количество, регистрационные номера по журналу учета печатей, штампов, факсимиле, способ уничтожения печатей, штампов, факсимиле, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей, штампов, факсимиле с использованием штемпельной краски.
Приложение
к Инструкции
о порядке изготовления,
учета, хранения и уничтожения
печатей, штампов и факсимиле, а
также их выдачи и использования
администрации муниципального
образования "Ольский район",
утвержденной Распоряжением
администрации муниципального
образования "Ольский район"
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ОЛЬСКИЙ РАЙОН"
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ, ФАКСИМИЛЕ
Начат ___________ 200_ г.
Окончен __________200_ г.
Лист 1
┌───┬────────────┬─────────┬────────────────────────┬────────────────────┐
│ № │Наименование│ Оттиски │ Фамилия и инициалы, │ Подпись сотрудника │
│п/п│ печати, │ печати, │ должность лица, │ за получение │
│ │ штампа, │ штампа, │ ответственного за │ печати, штампа, │
│ │ факсимиле │факсимиле│ использование печати, │ факсимиле и дата │
│ │ │ │ штампа, факсимиле │ │
├───┼────────────┼─────────┼────────────────────────┼────────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
└───┴────────────┴─────────┴────────────────────────┴────────────────────┘
Лист 2
┌───────────────────────┬─────────────────────────┬──────────────────────┐
│ Подпись сотрудника, │Номер акта об уничтожении│ Примечание │
│ ответственного за │ печати, штампа, │ │
│ делопроизводство за │ факсимиле и дата │ │
│возврат печати, штампа,│ │ │
│ факсимиле и дата │ │ │
├───────────────────────┼─────────────────────────┼──────────────────────┤
│ 6 │ 7 │ 8 │
└───────────────────────┴─────────────────────────┴──────────────────────┘
